Keselarasan Business Mindset

Teman-teman, mari kita bahas situasi berikut:

Ada sepasang suami istri yang menjalankan sebuah bisnis bersama di bidang jasa pe-rencanaan keuangan. Untuk memasarkannya, mereka mendatangi target market, baik itu yang individu maupun yang organisasi.

Suatu hari mereka menemui seorang Coach dan menceritakan masalah mereka yaitu sejak 3 bulan terakhir belum berhasil mendapatkan klien ideal.

Sang istri memiliki keyakinan bahwa tiap menemui orang itu adalah peluang bisnis. Mungkin tidak closing di pertemuan pertama dan mungkin juga closing. Karena ini adalah jasa profesional dia juga meyakini musti menjalin kepercayaan dan keakraban dulu dengan prospek klien dan hal ini memang perlu waktu, namun tetap berharga untuk dilakukan.

Sang suami meyakini semua hal harus dibuat perencanaan yang matang dan pasti sejak awal. Menurutnya menemui seseeorang tanpa tujuan yang jelas dan hanya sekedar "saying hello" adalah buang-buang waktu. Tidak perlu basa basi terlalu lama, langsung saja bahas bisnis.

Nah, bisa kita bayangkan apa yang terjadi dengan aktivitas bisnis mereka tiap harinya? Ada value peluang vs kepastian, dan orientasi relationship vs task.

Ini adalah salah satu contoh situasi yang biasa terjadi bila kita menjalani bisnis dengan pasangan hidup atau rekan bisnis.

Sukses tidaknya perkembangan bisnis kita salah satunya dipengaruhi dengan cara-cara dan berbagai keputusan yang kita dan rekan bisnis kita buat. Untuk itu keselarasan dalam visi, misi, goals, dan values dalam menjalankan bisnis antara kita, pasangan atau rekan bisnis kita amatlah penting. Ini adalah mindset utama dalam membangun bisnis.

Jadi mulailah kita evaluasi apakah kita dan rekan/pasangan sudah memiliki mindset yang selaras dalam menjalankan bisnis? Bila belum, segera bicarakan dengan mereka dan carilah cara untuk menselaraskannya.

Apakah Organization Development?

Disarikan dari buku: “Balancing Individual and Organizational Values” (2002) oleh Ken Hultman dan Bill Gellermann

Menurut Ken Hultman dan Bill Gellermann, Pengembangan Organisasi (Organization Development/OD) adalah:

Suatu proses kolaboratif dalam menerapkan ilmu-ilmu perilaku berbasis nilai serta berskala sistem yang luas untuk perbaikan, pengembangan, dan penguatan fitur organisasi secara adaptif seperti strategi, struktur, proses, manusia, dan budayanya, yang mengarah pada efektivitas organisasi.

Definisi di atas dapat dipahami dengan enam penjelasan sebagai berikut:

Pertama, OD adalah sebuah proses berskala sistem yang luas. OD berlaku untuk keseluruhan sistem. Fokusnya lebih kepada sistem berskala organisasi, bahkan multi-organisasi daripada sekedar pada level individu dan kelompok. Namun demikian, fokus pada sistem yang lebih kecil mungkin masih diperlukan.

Kedua, OD adalah berbasis nilai (values). Pada awalnya, OD menerapkan ilmu perilaku dengan cara mengedepankan nilai-nilai kemanusiaan dan menekankan pentingnya pertumbuhan pribadi. Sekarang, OD mendukung proses pembahasan terbuka mengenai apakah nilai-nilai itu dan bagaimana kaitannya dengan bidang OD.

Ketiga, OD bersifat kolaboratif. Nilai utama yang dikomitmenkan bidang OD adalah fokus pada memadukan berbagai perbedaan sumber daya manusia menjadi sebuah mentalitas budaya berskala besar.

Keempat, OD berdasarkan ilmu perilaku. OD memasukan dan menerapkan berbagai ilmu psikologi, sosiologi, antropologi, teknologi, dan ekonomi yang menjadikan sebuah sistem yang lebih efektif.

Kelima, OD menangani perbaikan, pengembangan, dan penguatan fitur organisasi secara adaptif seperti strategi, struktur, proses, manusia dan budayanya, serta fitur-fitur organisasi lainnya. Pernyataan ini tidak hanya menjabarkan mengenai elemen-elemen organisasi yang menjadi target perubahan, namun juga menjelaskan proses meningkatkan keefektivitasannya. OD bekerja dalam beragam area, dan fokusnya adalah memperbaiki dan menyempurnakan area-area ini. Kunci utama OD adalah mentransferkan pengetahuan dan ketrampilannya kepada sistem yang sedang dikerjakan sehingga sistem tersebut bisa mengatasi dan mengelola perbagai perubahan berikutnya yang dibutuhkan di masa depan.

Keenam, OD adalah tentang memperbaiki dan menyempurnakan keefektivitasan organisasi. OD bukan hanya membuat karyawan bahagia, namun juga menangani pencapaian sasaran-sasaran keuangan, meningkatkan produktivitas, dan memenuhi kepuasan para stakeholder-nya. 

Definisi OD di atas pada akhirnya bermaksud memberikan ruang berpikir terkini mengenai OD sebagai sebuah bidang pekerjaan dan mengedepankan pendekatan-pendekatan praktis berdasarkan teori dan penelitian yang sudah dikenal.

7 Prinsip Manajemen Mutu

Pada dasarnya semua organisasi memiliki pelanggan yang menerima produk atau jasa yang dihasilkan. Apakah itu organisasi laba, non-laba, swasta maupun pemerintah, pasti ada yang akan menerima atau merasakan hasil yang dikeluarkannya.

Untuk organisasi yang berorientasi laba, yaiu perusahaan-perusahaan besar maupun kecil, tentu mengharapkan banyak pelanggan yang membeli produk atau jasanya. Salah satu caranya adalah mengusahakan agar pelanggan-pelanggan mereka tetap beli dari mereka dan tidak pindah ke pesaing mereka. Hal ini bisa terjadi bila para pelanggan mereka puas dengan mutu produk atau jasanya. Mutu tidak bisa dihasilkan secara sembarangan. Perusahaan tersebut perlu menghasilkan mutu produk yang tetap konsisten sepanjang waktu sehingga tidak mengecewakan pelanggannya.

Untuk memastikan agar mutu produk tetap konsisten, maka pada akhirnya diperlukan sebuah sistem manajemen yang berorientasi kepada mutu hingga muncullah apa yang disebut sistem manajemen mutu. Agar sistem manajemen mutu berjalan dengan efektif, maka dibutuhkan prinsip-prinsip sebagai panduan keefektivitasan menjalankan sistem manajemen mutu di perusahaan.

Selama lebih dari 20 tahun, beberapa tokoh mutu dunia berhasil menyusun berbagai prinsip yang tampaknya mewakili faktor-faktor yang menentukan keberhasilan perusahaan dalam menjaga mutunya. Dari berbagai prinsip tersebut, terbentuklah 8 Prinsip Manajemen Mutu yang juga menjadi landasan Standar Internasional ISO 9001 versi 2000 dan 2008. Kemudian semenjak keluarnya draft ISO 9001 versi 2015, Prinsip Manajemen Mutu tersebut menjadi 7 Prinsip.

Ada baiknya kita mengetahui 7 Prinsip Manajemen Mutu tersebut dan mulai mengimplementasikannya di perusahaan kita.

1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focus). Prinsip ini mengatakan bahwa semua perusahaan bergantung ada pelanggannya, oleh karena itu harus memahami kebutuhan-kebutuhan para pelanggan mereka baik yang sekarang atau masa depan, memenuhi persyaratan-persyaratan dari pelanggan mereka, dan terus berusaha untuk melebihi harapan mereka.
2. Kepemimpinan (Leadership). Di Perusahaan, para pemimpinnyalah yang bertugas membangun kesatuan tujuan dan arah Perusahaan. Oleh karena itu mereka harus menciptakan dan mempertahankan lingkungan kerja yang membuat tiap orang di dalamnya terlibat secara penuh dalam mencapai berbagai target-target perusahaan dalam menghasilkan produk dan jasa yang bermutu.
3. Keterlibatan Semua Orang (Engagement of People). Orang-orang di semua level dan tingkatan di dalam perusahaan dipandang sebagai sumber daya yang sangat penting sehingga mereka perlu dilibatkan secara penuh sehingga mampu memberikan kontribusi yang maksimal kepada perusahaan.
4. Pendekatan Proses (Process Approach). Sasaran dan target perusahaan diyakini dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien ketika semua sumber daya dan kegiatan di dalamnya dikelola sebagai berbagai proses yang saling berinteraksi dan berkaitan, yang diarahkan untuk mencapai sasaran dan tujuan yang sama.
5. Perbaikan dan Penyempurnaan (Improvement). Kebutuhan dan keinginan pelanggan terus meningkat. Apa yang dianggap sebagai mutu yang luar biasa hari ini, besok atau lusa mungkin dipandang sebagai mutu yang standar saja. Untuk itu perusahaan tidak gampang puas, dan perlu melakukan perbaikan dan penyempurnaan secara terus menerus, baik itu terhadap kinerjanya maupun terhadap mutu produk dan jasa yang dihasilkan.
6. Pengambilan Keputusan berdasarkan Fakta dan Bukti (Evidence-based Decision Making). Prinsip ini menekankan agar para pengambil keputusan di dalam perusahaan menggunakan fakta, bukti, dan informasi yang obyektif sebagai dasarnya sehingga memberikan hasil yang efektif dan bisa dipertanggungjawabkan.
7. Manajemen Hubungan Baik (Relationship Management). Perusahaan tidak mungkin berjalan sendiri. Mereka tentunya berinteraksi dan bergantung pada banyak pihak, diantaranya adalah pemasok, pelanggan, masyarakat, pemerintah, dan lain-lain. Bahkan hubungan yang terjadi adalah saling membutuhkan. Untuk itu amatlah penting agar perusahaan mampu mengelola hubungan dengan berbagai pihak tersebut dalam bentuk yang saling menguntungkan sehingga tiap pihak akan merasakan nilai yang positif dan berjangka panjang.

 7 Prinsip Manajemen Mutu di atas adalah panduan yang sangat bernilai untuk memberikan keyakinan bahwa perusahaan mampu memberikan mutu produk dan jasanya yang konsisten kepada para pelanggannya, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan. Karena bersifat panduan, maka tiap perusahaan bisa dengan lebih fleksibel menerapkannya, disesuaikan dengan sumber daya dan kemampuan perusahaan tersebut.

Tidak perlu langsung semuanya sekaligus. Hal yang penting adalah mulai menerapkannya secara bertahap dan dengan cara itu maka perusahaan akan merasakan manfaatnya.

Fokus dalam Kepemimpinan

 

Baru-baru ini Saya selesai membaca sebuah buku berjudul “Focus – The Hidden Driver of Excellence”. Buku terbaru dari Daniel Goleman, seorang psikolog yang terkenal dengan bukunya berjudul ”Emotional Intelligence”. Ada banyak hal baru yang saya dapatnya dari buku terbarunya tersebut, dan saya ingin menuliskan salah satunya yang terkait dengan kepemimpinan.

Menurut Daniel, “fokus” menjadi sangat penting dalam kehidupan pribadi dan profesional kita di jaman sekarang ini. Begitu banyak hal yang bisa megganggu atensi kita terhadap hal-hal yang menjadi prioritas, sehingga kesadaran tentang “fokus” menjadi patut untuk diperhatikan. Fokus sangat utama dalam apa pun yang kita lakukan. Semakin baik kita memusatkan perhatian kita pada suatu hal, semakin baik hasil yang kita dapatkan. Hal ini pun berlaku dalam bidang kepemimpinan.

Lebih jauh lagi, Daniel memperkenalkan tiga jenis fokus. Saya akan menjelaskan secara singkat masing-masing tipe tersebut, terutamanya yang terkait dengan kepemimpinan kita sebagai seorang pemilik bisnis atau pemimpin di suatu perusahaan.

Tipe fokus yang pertama adalah “Inner Focus”, yaitu maksudnya adalah kesadaran diri dan manajemen diri – misalnya seberapa besar kita bisa selaras dengan nilai-nilai diri kita, atau seberapa jauh kita bisa mengenal kekuatan dan batasan diri kita. Dengan adanya “inner focus” yang baik, kita jadi memiliki rasa percaya diri yang realistis dan kita juga mampu mengatasi emosi-emosi negatif sehingga mereka tidak mengganggu dalam menjalankan fungsi kita sebagai seorang pemimpin.  Kita bisa memastikan agar emosi positif kita tetap memotivasi kita dalam mengejar sasaran dan impian kita, dan juga pulih dari bermacam kegagalan. Bila kita selaras dengan nilai-nilai diri, kita akan mudah menentukan prioritas dan mengambil keputusan dengan penuh keyakinan kapan pun kita membutuhkannya.

“Other focus” merupakan tipe fokus kedua, yang menjabarkan seberapa baik kita bisa selaras dengan orang lain. Empati kita memungkinkan kita memahami bagaimana orang mempersepsikan suatu kejadian, memahami perasaan mereka, sehingga kita sebagai seorang pemimpin bisa paham juga apa yang kita perlu lakukan untuk membantu mereka mencapai yang terbaik dari diri mereka. Kita bisa menselaraskan apa yang menurut team kita penting terhadap apa yang perusahaan atau bisnis utamakan. Kita bisa menggerakan team kita dengan lebih baik karena kita paham apa yang menjadi “motivation driver” team kita.

Selain kedua tipe fokus di atas, ada yang namanya “Outer focus”. Tipe fokus ini berkaitan dengan seberapa baik kita dapat merasakan sistem yang lebih besar dari diri kita dan bisnis kita, apa pun yang menjadi bagian dari dunia dimana kita berada. Contohnya adalah dinamika organisasi, misal opini siapa yang paling menentukan dalam pengambilan keputusan. Contoh lainnya adalah bagaimana kekuatan ekonomi atau teknologi baru dapat memutarbalikkan kondisi pasar dan isu-isu lingkungan yang mempengaruhi bagaimana proses-proses yang bisnis kita lakukan harus menghasilkan emisi berkadar karbon rendah, dan lain-lain. Dengan adanya “outer focus”, kita sebagai seorang pemimpin mampu memformulasikan berbagai strategi bisnis yang dapat mengantisipasi dan memenangkan apa pun yang akan terjadi di luar sana, dan sebagainya.

Pada akhirnya menurut Daniel, kita dapat melatih fokus kita. Konsentrasi seperti halnya otot tubuh kita. Ada berbagai tipe olah raga pikiran yang akan memperbaiki daya fokus kita.

Visi dan Misi – Apa Pentingnya sih?

Pada periode menjelang akhir tahun seperti sekarang ini (Desember 2014), banyak organisasi dan perusahaan yang meninjau kembali perencanaan strategis mereka. Berbagai hal pun mereka kaji ulang; apa yang perusahaan sudah hasilkan? Apa yang tidak tercapai? Mengapa? Dan seterusnya. Ada enam elemen inti yang menentukan keberhasilan pencapaian dari sebuah perencanaan strategis, yaitu:

1. Visi (Vision)
2. Misi (Mission)
3. Nilai-nilai Inti Perusahaan (Corporate Values)
4. Bidang-bidang Strategis yang akan Difokuskan (Strategic Areas to Focus on)
5. Sasaran-sasaran Strategis (Strategic Goals)
6. Rencana-rencana Tindakan (Action Plans)

Dalam tulisan kali ini, saya ingin memfokuskan pada Visi dan Misi Perusahaan. Terutama untuk menjelaskan mengapa membuat dan memiliki Visi dan Misi begitu penting bagi Perusahaan dan Pemilik Bisnis.

Berdasarkan pengalaman saya dalam memberikan pendampingan bisnis, banyak pemilik bisnis yang tidak terlalu memandang penting Visi dan Misi bisnisnya. Memang, profit dan arus kas adalah hal-hal yang diutamakan dalam menjalankan bisnis, dan seringkali mereka tidak menyadari bahwa ternyata Visi dan Misi bisnisnya merupakan elemen penting yang mendukung kesuksesan mereka dalam berbisnis. Padahal, subah banyak penelitian yang menunjukan bahwa berbagai perusahaan yang memiliki Pernyataan Visi dan Misi yang jelas dan selaras dengan perencanaan strategis bisnis mereka memiliki kinerja yang jauh lebih tinggi daripada peruahaan-perusahaan yang tidak memilikinya.

Jadi mengapa memiliki Visi dan Misi begitu penting?

Satu fakta penting adalah: Anda sebagai Pemilik Bisnis adalah Pemimpin (Leader) utama dari peruahaan Anda. Seorang Pemimpin atau Leader memilki banyak peran dan tanggung jawab untuk mencapai sukses. Pernyataan Visi dan Misi akan menjadi media penting bagi seorang Pemimpin.

Berikut beberapa peran Pernyataan Visi dan Misi yang membantu keberhasilan Anda sebagai seorang Pemimpin:

1. Sebagai sarana mengkomunikasikan gambaran dan harapan Anda di masa depan yang menarik bagi team dan orang lain untuk bergabung dan mengikutinya.
2. Mendorong team Anda untuk fokus pada apa yang penting dalam bekerja.
3. Menselaraskan sumber daya di seluruh organisasi Anda.
4. Memperkuat budaya kerja dengan cara memberikan rasa kesatuan tujuan.
5. Menyempurnakan mutu berbagai proses pengambilan keputusan karena terdapatkan kejelasakan akan “gambaran besar”.
6. Meningkatkan hubungan lintas fungsional di organisasi Anda karena adanya pemahaman bersama untuk mencapai prioritas bisnis.

Terlepas dari berbagai peran di atas, masih banyak Pemilik Bisnis yang belum memandang penting untuk menyusun Visi dan Misi. Banyak alasan yang mereka kemukakan, di antaranya adalah :

1. Menghabiskan banyak waktu untuk menyusunnya.
2. Tidak akan pernah mencapai kesepakatan Visi dan Misi yang seperti apa yang diinginkan.
3. Semua orang yang bekerja sudah paham apa yang mereka harus lakukan, jadi untuk apa Visi dan Misi?
4. Sasaran organisasi sudah ditetapkan, jadi Visi dan Misi sudah tidak dibutuhkan.
5. Visi dan Misi tidak menjamin keuntungan perusahaan.
6. Visi dan Misi terlalu mengawang-awang, sulit dipahami dan tidak praktis.

Menurut pendapat saya pribadi, seluruh alasan di atas tidak ada yang bisa mengalahkan keuntungan yang akan didapat ketika telah memiliki Pernyataan Visi dan Misi yang ditulis dengan benar. Bila sebuah organisasi tidak bisa mendefinisikan alasan dan tujuan keberadaannya (Visi) serta identitas dan perannya (Misi), bagaimana dia dapat menselaraskan orang-orang, proses, produk, dan jasanya untuk mencapai keberhasilan di masa depan?

Dengan tidak memiliki Visi dan Misi yang jelas akan membatasi peluang organisasi untuk sukses, dan juga akan melemahkan karyawan yang datang untuk bekerja setiap hari. Jika Anda ingin karyawan Anda terlibat dan produktif, Anda harus memastikan bahwa mereka tahu bagaimana pekerjaan mereka memberikan kontribusi pada Visi dan Misi perusahaan Anda

Pada akhirnya, tidak pernah ada kata terlambat bagi Anda untuk menetapkan Visi dan Misi Perusahaan Anda. Setelah itu, jangan lupa untuk menginternalisasikannya ke dalam budaya kerja di tempat Anda melalui komunikasi yang jelas dan konsisten, mulai dari level teratas hingga ke bawah.