7 Prinsip Manajemen Mutu

Pada dasarnya semua organisasi memiliki pelanggan yang menerima produk atau jasa yang dihasilkan. Apakah itu organisasi laba, non-laba, swasta maupun pemerintah, pasti ada yang akan menerima atau merasakan hasil yang dikeluarkannya.

Untuk organisasi yang berorientasi laba, yaiu perusahaan-perusahaan besar maupun kecil, tentu mengharapkan banyak pelanggan yang membeli produk atau jasanya. Salah satu caranya adalah mengusahakan agar pelanggan-pelanggan mereka tetap beli dari mereka dan tidak pindah ke pesaing mereka. Hal ini bisa terjadi bila para pelanggan mereka puas dengan mutu produk atau jasanya. Mutu tidak bisa dihasilkan secara sembarangan. Perusahaan tersebut perlu menghasilkan mutu produk yang tetap konsisten sepanjang waktu sehingga tidak mengecewakan pelanggannya.

Untuk memastikan agar mutu produk tetap konsisten, maka pada akhirnya diperlukan sebuah sistem manajemen yang berorientasi kepada mutu hingga muncullah apa yang disebut sistem manajemen mutu. Agar sistem manajemen mutu berjalan dengan efektif, maka dibutuhkan prinsip-prinsip sebagai panduan keefektivitasan menjalankan sistem manajemen mutu di perusahaan.

Selama lebih dari 20 tahun, beberapa tokoh mutu dunia berhasil menyusun berbagai prinsip yang tampaknya mewakili faktor-faktor yang menentukan keberhasilan perusahaan dalam menjaga mutunya. Dari berbagai prinsip tersebut, terbentuklah 8 Prinsip Manajemen Mutu yang juga menjadi landasan Standar Internasional ISO 9001 versi 2000 dan 2008. Kemudian semenjak keluarnya draft ISO 9001 versi 2015, Prinsip Manajemen Mutu tersebut menjadi 7 Prinsip.

Ada baiknya kita mengetahui 7 Prinsip Manajemen Mutu tersebut dan mulai mengimplementasikannya di perusahaan kita.

1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focus). Prinsip ini mengatakan bahwa semua perusahaan bergantung ada pelanggannya, oleh karena itu harus memahami kebutuhan-kebutuhan para pelanggan mereka baik yang sekarang atau masa depan, memenuhi persyaratan-persyaratan dari pelanggan mereka, dan terus berusaha untuk melebihi harapan mereka.
2. Kepemimpinan (Leadership). Di Perusahaan, para pemimpinnyalah yang bertugas membangun kesatuan tujuan dan arah Perusahaan. Oleh karena itu mereka harus menciptakan dan mempertahankan lingkungan kerja yang membuat tiap orang di dalamnya terlibat secara penuh dalam mencapai berbagai target-target perusahaan dalam menghasilkan produk dan jasa yang bermutu.
3. Keterlibatan Semua Orang (Engagement of People). Orang-orang di semua level dan tingkatan di dalam perusahaan dipandang sebagai sumber daya yang sangat penting sehingga mereka perlu dilibatkan secara penuh sehingga mampu memberikan kontribusi yang maksimal kepada perusahaan.
4. Pendekatan Proses (Process Approach). Sasaran dan target perusahaan diyakini dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien ketika semua sumber daya dan kegiatan di dalamnya dikelola sebagai berbagai proses yang saling berinteraksi dan berkaitan, yang diarahkan untuk mencapai sasaran dan tujuan yang sama.
5. Perbaikan dan Penyempurnaan (Improvement). Kebutuhan dan keinginan pelanggan terus meningkat. Apa yang dianggap sebagai mutu yang luar biasa hari ini, besok atau lusa mungkin dipandang sebagai mutu yang standar saja. Untuk itu perusahaan tidak gampang puas, dan perlu melakukan perbaikan dan penyempurnaan secara terus menerus, baik itu terhadap kinerjanya maupun terhadap mutu produk dan jasa yang dihasilkan.
6. Pengambilan Keputusan berdasarkan Fakta dan Bukti (Evidence-based Decision Making). Prinsip ini menekankan agar para pengambil keputusan di dalam perusahaan menggunakan fakta, bukti, dan informasi yang obyektif sebagai dasarnya sehingga memberikan hasil yang efektif dan bisa dipertanggungjawabkan.
7. Manajemen Hubungan Baik (Relationship Management). Perusahaan tidak mungkin berjalan sendiri. Mereka tentunya berinteraksi dan bergantung pada banyak pihak, diantaranya adalah pemasok, pelanggan, masyarakat, pemerintah, dan lain-lain. Bahkan hubungan yang terjadi adalah saling membutuhkan. Untuk itu amatlah penting agar perusahaan mampu mengelola hubungan dengan berbagai pihak tersebut dalam bentuk yang saling menguntungkan sehingga tiap pihak akan merasakan nilai yang positif dan berjangka panjang.

 7 Prinsip Manajemen Mutu di atas adalah panduan yang sangat bernilai untuk memberikan keyakinan bahwa perusahaan mampu memberikan mutu produk dan jasanya yang konsisten kepada para pelanggannya, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan. Karena bersifat panduan, maka tiap perusahaan bisa dengan lebih fleksibel menerapkannya, disesuaikan dengan sumber daya dan kemampuan perusahaan tersebut.

Tidak perlu langsung semuanya sekaligus. Hal yang penting adalah mulai menerapkannya secara bertahap dan dengan cara itu maka perusahaan akan merasakan manfaatnya.