Monday, July 16, 2018

Leaders as Coaches

Ketika Anda menjadi seorang pemimpin yang sebenarnya, banyak hal dari diri Anda akan berubah secara mendalam. Anda menjadi jauh lebih peduli untuk membuat team Anda lebih cerdas, lebih berani, dan lebih baik, daripada hanya mencari kesempatan untuk kelihatan hebat sendiri.

Dalam proses untuk menjadi pemimpin yang sebenarnyalah yang secara alami memunculkan pola pikir menjadi seorang coach. Lalu timbul kendala keterampilan. Kebanyakan pemimpin tidak memiliki keterampilan dasar yang diperlukan untuk melakukan coaching kepada team-nya.

Belajar untuk menjadi seorang coach berarti menciptakan impian untuk team Anda dan menjadi motivator ulung, menetapkan tujuan yang tinggi, membahas apa dan bagaimana cara meraihnya, memastikan team Anda bertanggung jawab, serta memberikan umpan balik yang jujur dan tulus. Anda tidak bisa menggampangkan semua hal ini. 

Agar mampu memberikan coaching yang efektif memerlukan niat yang kuat, kesabaran, serta keterbukaan dan kerendahan hati dan pikiran untuk bersedia belajar dan berlatih terus menerus, dan semua usaha tersebut akan memberikan manfaat luar biasa pada akhirnya. Team Anda akan berterima kasih pada Anda. Mereka akan menjadi lebih mandiri, terbiasa dengan proses berpikir yang kreatif sehingga potensi pribadi dan profesionalnya semakin bertumbuh.

Tuesday, May 22, 2018

Motivasi Internal dan Eksternal

Sebelum sesi coaching, seorang klien saya mengatakan bahwa dia berhasil mencapai prestasinya di pekerjaan melalui proses yang penuh perjuangan. Dia pun meyakini bahwa untuk sukses memang perlu dijalankan dengan penuh kerja keras. Saya menggali lebih jauh apa yang dia maksud dengan "penuh perjuangan", dia pun menjelaskan dalam prosesnya, leadernya selalu mem-followup tiap hari, menegurnya dengan keras dan tidak jarang menyindir bahkan mendendanya bila tidak menjalani komitmen. Menurutnya cara seperti itu efektif untuk dia.

Ketika kami diskusikan lebih dalam, ternyata dia mengakui bahwa sebetulnya dia tidak begitu "enjoy" dengan cara itu karena dia termotivasi oleh atasannya atas dasar "tidakenakan", bahkan "keterpaksaan". Ini yang biasa dinamakan "motivasi eksternal". Dia ingin agar prosesnya lebih nyaman namun tetap dengan "kecepatan tinggi".

Selama beberapa kali sesi coaching, kami berhasil menemukan cara agar klien mengejar prestasinya dengan lebih menyenangkan dan tidak se-"painful" sebelumnya. Saya memfasilitasi dia untuk menselaraskan pentingnya mengejar prestasi terhadap values dan jati dirinya, bahkan terhadap visi dan misi hidupnya. 

Dia pun melaporkan bahwa sekarang hidup dia jauh lebih menyenangkan, leadernya heran karena dia mengejar presrasinya dengan kecepatan tinggi tanpa harus terus menerus dipantau. Dia bilang arti hidup dan pekerjaannya jauh lebih "clear" karena dia telah menemukan motivasi internalnya yang bekerja dengan lebih permanen.

Wednesday, March 7, 2018

Keselarasan Business Mindset

Teman-teman, mari kita bahas situasi berikut:

Ada sepasang suami istri yang menjalankan sebuah bisnis bersama di bidang jasa pe-rencanaan keuangan. Untuk memasarkannya, mereka mendatangi target market, baik itu yang individu maupun yang organisasi.

Suatu hari mereka menemui seorang Coach dan menceritakan masalah mereka yaitu sejak 3 bulan terakhir belum berhasil mendapatkan klien ideal.

Sang istri memiliki keyakinan bahwa tiap menemui orang itu adalah peluang bisnis. Mungkin tidak closing di pertemuan pertama dan mungkin juga closing. Karena ini adalah jasa profesional dia juga meyakini musti menjalin kepercayaan dan keakraban dulu dengan prospek klien dan hal ini memang perlu waktu, namun tetap berharga untuk dilakukan.

Sang suami meyakini semua hal harus dibuat perencanaan yang matang dan pasti sejak awal. Menurutnya menemui seseeorang tanpa tujuan yang jelas dan hanya sekedar "saying hello" adalah buang-buang waktu. Tidak perlu basa basi terlalu lama, langsung saja bahas bisnis.

Nah, bisa kita bayangkan apa yang terjadi dengan aktivitas bisnis mereka tiap harinya? Ada value peluang vs kepastian, dan orientasi relationship vs task.

Ini adalah salah satu contoh situasi yang biasa terjadi bila kita menjalani bisnis dengan pasangan hidup atau rekan bisnis.

Sukses tidaknya perkembangan bisnis kita salah satunya dipengaruhi dengan cara-cara dan berbagai keputusan yang kita dan rekan bisnis kita buat. Untuk itu keselarasan dalam visi, misi, goals, dan values dalam menjalankan bisnis antara kita, pasangan atau rekan bisnis kita amatlah penting. Ini adalah mindset utama dalam membangun bisnis.

Jadi mulailah kita evaluasi apakah kita dan rekan/pasangan sudah memiliki mindset yang selaras dalam menjalankan bisnis? Bila belum, segera bicarakan dengan mereka dan carilah cara untuk menselaraskannya.

Monday, January 15, 2018

The Law of Sacrifice

Dalam bukunya yang berjudul "The 21 Irrefutable Laws of Leadership", John C. Maxwell menjabarkan tentang "The Law of Sacrifice". 

Pada intinya beliau berkata bahwa sudah menjadi persepsi yang salah di banyak orang bahwa Kepemimpinan adalah tentang jabatan tinggi dan kekuasaan. Kenyataannya, Kepemimpinan itu adalah pengorbanan. Semakin besar tanggung jawabnya, semakin besar pengorbanan yang musti dilakukan.

Seorang Pemimpin yang efektif itu banyak pengorbanannya agar bisa melakukan apa yang terbaik untuk dirinya karena dia paham bahwa tanpa pengorbanan tidak mungkin ada kesuksesan.

Dia mendahulukan kepentingan orang lain ketimbang kepentingannya sendiri. Dia melakukan dan memberikan yang terbaik demi teamnya. Dan pengorbanan ini adalah proses terus menerus. Bila dia sudah tidak mau berkorban, justru akan muncul banyak masalah. 

Untuk itu, mari kita sama-sama renungkan:

1. Apa saja yang kita perlu korbankan agar mendapatkan sesuatu yang lebih berharga?
2. Seberapa besar kita bersedia mengorbankan semua itu demi orang-orang yang kita pimpin?

Dengan memutuskan untuk lebih berkorban baik dalam hal waktu, uang, tenaga, dll, mudah-mudahan level kepemimpinan kita akan meningkat.



Monday, January 25, 2016

Apakah Mutu?



Disarikan dari buku: “Quality Systems Handbook” (2009) oleh David Hoyle

Pernahkah Anda mendengar atau membaca sebuah slogan seperti “Quality First”, “Kualitas Nomor Satu”, “Mutu adalah prioritas utama kami”, dan lain-lain? 

Apakah Anda paham apa yang slogan-slogan tersebut maksudkan?

Kita cenderung menyadari maksud dari kata mutu (kualitas) ketika kita melihat atau mengalami suatu kejadian yang berkaitan dengan mutu. Kita mulai memikirkan makna apa sesungguhnya dari kata tersebut ketika barang atau jasa yang kita beli tidak berfungsi atau tidak memberikan hal yang sesuai dengan apa yang kita harapkan. Kemudian kita juga menilai apakah suatu barang atau jasa itu bermutu atau tidak dengan membandingkannya terhadap barang atau jasa yang serupa. 

Ternyata definisi mutu atau kualitas yang dianut seseorang bisa berbeda dengan apa yang diyakini oleh orang lain. Bahkan berbagai kamus pun bisa menterjemahkannya secara berlainan. Ketika kita akan membeli sebuah produk, atau ketika kita memikirkan untuk membuat sebuah produk yang berkualitas, atau bahkan ketika kita harus menghadapi seorang pelanggan yang kecewa, inilah saatnya kita musti betul-betul paham apa makna mutu sehingga kita bisa mengambil keputusan atau tindakan yang semestinya.

Para pakar bisnis dan mutu telah mendefinisikan makna mutu secara beragam. Saya pribadi beranggapan bahwa semuanya bisa saja benar dalam konteks tertentu. Kemudian, ada sebuah definisi mutu yang sudah disepakati secara internasional, yang dinyatakan dalam sebuah dokumen bernama ISO 9000:2005 yang mengatakan mutu adalah:

Sejauh mana (derajat) seperangkat karakteristik yang melekat pada suatu hal telah memenuhi persyaratan (ISO 9000:2005) – Terjemahan bebas penulis

Definisi di atas dapat kita jabarkan sebagai berikut:

Suatu hal dapat berarti sebuah produk, jasa, keputusan, dokumen, informasi, dll. Intinya adalah hasil atau keluaran apa pun dari sebuah proses.

Karakteristik adalah ciri atau fitur tertentu dari suatu hal yang kita atau pelanggan anggap penting. Apabila kita membuat jenis makanan tertentu, maka karakteristik yang kita perlu perhatikan mungkin adalah rasa, temperatur, tekstur, aroma, tampilan, kandungan gizi, kebersihan, dll. Sebuah jasa pengiriman mungkin harus memperhatikan karakteristik ketepatan waktu, ketepatan penerima, keutuhan barang yang dikirim, dan seterusnya.

Persyaratan adalah bisa berupa kebutuhan, keinginan, atau harapan dari pelanggan, atau berupa spesifikasi detil yang telah ditetapkan oleh sebuah perusahaan berkaitan dengan karakteristik tertentu. Misal untuk jasa pengiriman, persyaratan ketepatan waktunya adalah tidak lebih dari 3 hari, barang yang diterima tidak rusak, dan lain-lain.

Karakteristik dan persyaratannya bisa berupa yang dinyatakan, diharuskan, atau yang secara umum tersirat (tidak selalu dinyatakan secara tersurat), baik itu untuk keperluan saat ini atau di masa depan.

Perkataan Sejauh mana (derajat) berarti bahwa saat kita sedang berbicara hal apa pun berkaitan dengan mutu atau kualitas sebetulnya kita sedang menyatakan sejauh mana seperangkat persyaratan telah dipenuhi. Dengan kata lain, seberapa besar derajat terpenuhinya seperangkat persyaratan dari sebuah produk, jasa, dll.

Pada akhirnya semua kembali kepada pelanggan. Di mata mereka, mereka hanya melihat hanya satu jenis mutu. Barang atau jasa yang mereka beli harus memuaskan kebutuhan dan keinginan mereka. Hal ini berarti barang atau jasa tersebut seharusnya memiliki semua fitur yang diharuskan ada, tanpa adanya kerusakan atau kekurangan. 

Setelah membaca penjelasan di atas, jelaslah bahwa ketika kita membaca berbagai slogan seperti “Quality First”, “Kualitas Nomor Satu”, “Mutu adalah prioritas utama kami”, dan lain-lain, ada beberapa hal yang kita musti cari tahu: karakteristik mutu apa yang slogan tersebut maksudkan, apa persyaratannya, lalu apakah karakteristik dan persyaratan tersebut sesuai dengan kebutuhan dan keinginan kita. Kita juga jadi memahami bahwa ternyata standar kualitas setiap orang bisa berbeda terhadap sebuah produk atau jasa yang sama, karena mereka menetapkan karakterstik penting dan persyaratan yang berbeda pula.

Apakah Organization Development?



Disarikan dari buku: “Balancing Individual and Organizational Values” (2002) oleh Ken Hultman dan Bill Gellermann
Menurut Ken Hultman dan Bill Gellermann, Pengembangan Organisasi (Organization Development/OD) adalah:
Suatu proses kolaboratif dalam menerapkan ilmu-ilmu perilaku berbasis nilai serta berskala sistem yang luas untuk perbaikan, pengembangan, dan penguatan fitur organisasi secara adaptif seperti strategi, struktur, proses, manusia, dan budayanya, yang mengarah pada efektivitas organisasi.
Definisi di atas dapat dipahami dengan enam penjelasan sebagai berikut:
Pertama, OD adalah sebuah proses berskala sistem yang luas. OD berlaku untuk keseluruhan sistem. Fokusnya lebih kepada sistem berskala organisasi, bahkan multi-organisasi daripada sekedar pada level individu dan kelompok. Namun demikian, fokus pada sistem yang lebih kecil mungkin masih diperlukan.
Kedua, OD adalah berbasis nilai (values). Pada awalnya, OD menerapkan ilmu perilaku dengan cara mengedepankan nilai-nilai kemanusiaan dan menekankan pentingnya pertumbuhan pribadi. Sekarang, OD mendukung proses pembahasan terbuka mengenai apakah nilai-nilai itu dan bagaimana kaitannya dengan bidang OD.
Ketiga, OD bersifat kolaboratif. Nilai utama yang dikomitmenkan bidang OD adalah fokus pada memadukan berbagai perbedaan sumber daya manusia menjadi sebuah mentalitas budaya berskala besar.
Keempat, OD berdasarkan ilmu perilaku. OD memasukan dan menerapkan berbagai ilmu psikologi, sosiologi, antropologi, teknologi, dan ekonomi yang menjadikan sebuah sistem yang lebih efektif.
Kelima, OD menangani perbaikan, pengembangan, dan penguatan fitur organisasi secara adaptif seperti strategi, struktur, proses, manusia dan budayanya, serta fitur-fitur organisasi lainnya. Pernyataan ini tidak hanya menjabarkan mengenai elemen-elemen organisasi yang menjadi target perubahan, namun juga menjelaskan proses meningkatkan keefektivitasannya. OD bekerja dalam beragam area, dan fokusnya adalah memperbaiki dan menyempurnakan area-area ini. Kunci utama OD adalah mentransferkan pengetahuan dan ketrampilannya kepada sistem yang sedang dikerjakan sehingga sistem tersebut bisa mengatasi dan mengelola perbagai perubahan berikutnya yang dibutuhkan di masa depan.
Keenam, OD adalah tentang memperbaiki dan menyempurnakan keefektivitasan organisasi. OD bukan hanya membuat karyawan bahagia, namun juga menangani pencapaian sasaran-sasaran keuangan, meningkatkan produktivitas, dan memenuhi kepuasan para stakeholder-nya. 
Definisi OD di atas pada akhirnya bermaksud memberikan ruang berpikir terkini mengenai OD sebagai sebuah bidang pekerjaan dan mengedepankan pendekatan-pendekatan praktis berdasarkan teori dan penelitian yang sudah dikenal.

Wednesday, January 14, 2015

7 Prinsip Manajemen Mutu



Pada dasarnya semua organisasi memiliki pelanggan yang menerima produk atau jasa yang dihasilkan. Apakah itu organisasi laba, non-laba, swasta maupun pemerintah, pasti ada yang akan menerima atau merasakan hasil yang dikeluarkannya.

Untuk organisasi yang berorientasi laba, yaiu perusahaan-perusahaan besar maupun kecil, tentu mengharapkan banyak pelanggan yang membeli produk atau jasanya. Salah satu caranya adalah mengusahakan agar pelanggan-pelanggan mereka tetap beli dari mereka dan tidak pindah ke pesaing mereka. Hal ini bisa terjadi bila para pelanggan mereka puas dengan mutu produk atau jasanya. Mutu tidak bisa dihasilkan secara sembarangan. Perusahaan tersebut perlu menghasilkan mutu produk yang tetap konsisten sepanjang waktu sehingga tidak mengecewakan pelanggannya.

Untuk memastikan agar mutu produk tetap konsisten, maka pada akhirnya diperlukan sebuah sistem manajemen yang berorientasi kepada mutu hingga muncullah apa yang disebut sistem manajemen mutu. Agar sistem manajemen mutu berjalan dengan efektif, maka dibutuhkan prinsip-prinsip sebagai panduan keefektivitasan menjalankan sistem manajemen mutu di perusahaan.

Selama lebih dari 20 tahun, beberapa tokoh mutu dunia berhasil menyusun berbagai prinsip yang tampaknya mewakili faktor-faktor yang menentukan keberhasilan perusahaan dalam menjaga mutunya. Dari berbagai prinsip tersebut, terbentuklah 8 Prinsip Manajemen Mutu yang juga menjadi landasan Standar Internasional ISO 9001 versi 2000 dan 2008. Kemudian semenjak keluarnya draft ISO 9001 versi 2015, Prinsip Manajemen Mutu tersebut menjadi 7 Prinsip.

Ada baiknya kita mengetahui 7 Prinsip Manajemen Mutu tersebut dan mulai mengimplementasikannya di perusahaan kita.


  1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focus). Prinsip ini mengatakan bahwa semua perusahaan bergantung ada pelanggannya, oleh karena itu harus memahami kebutuhan-kebutuhan para pelanggan mereka baik yang sekarang atau masa depan, memenuhi persyaratan-persyaratan dari pelanggan mereka, dan terus berusaha untuk melebihi harapan mereka.
  2. Kepemimpinan (Leadership). Di Perusahaan, para pemimpinnyalah yang bertugas membangun kesatuan tujuan dan arah Perusahaan. Oleh karena itu mereka harus menciptakan dan mempertahankan lingkungan kerja yang membuat tiap orang di dalamnya terlibat secara penuh dalam mencapai berbagai target-target perusahaan dalam menghasilkan produk dan jasa yang bermutu.
  3. Keterlibatan Semua Orang (Engagement of People). Orang-orang di semua level dan tingkatan di dalam perusahaan dipandang sebagai sumber daya yang sangat penting sehingga mereka perlu dilibatkan secara penuh sehingga mampu memberikan kontribusi yang maksimal kepada perusahaan.
  4. Pendekatan Proses (Process Approach). Sasaran dan target perusahaan diyakini dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien ketika semua sumber daya dan kegiatan di dalamnya dikelola sebagai berbagai proses yang saling berinteraksi dan berkaitan, yang diarahkan untuk mencapai sasaran dan tujuan yang sama.
  5. Perbaikan dan Penyempurnaan (Improvement). Kebutuhan dan keinginan pelanggan terus meningkat. Apa yang dianggap sebagai mutu yang luar biasa hari ini, besok atau lusa mungkin dipandang sebagai mutu yang standar saja. Untuk itu perusahaan tidak gampang puas, dan perlu melakukan perbaikan dan penyempurnaan secara terus menerus, baik itu terhadap kinerjanya maupun terhadap mutu produk dan jasa yang dihasilkan.
  6. Pengambilan Keputusan berdasarkan Fakta dan Bukti (Evidence-based Decision Making). Prinsip ini menekankan agar para pengambil keputusan di dalam perusahaan menggunakan fakta, bukti, dan informasi yang obyektif sebagai dasarnya sehingga memberikan hasil yang efektif dan bisa dipertanggungjawabkan.
  7. Manajemen Hubungan Baik (Relationship Management). Perusahaan tidak mungkin berjalan sendiri. Mereka tentunya berinteraksi dan bergantung pada banyak pihak, diantaranya adalah pemasok, pelanggan, masyarakat, pemerintah, dan lain-lain. Bahkan hubungan yang terjadi adalah saling membutuhkan. Untuk itu amatlah penting agar perusahaan mampu mengelola hubungan dengan berbagai pihak tersebut dalam bentuk yang saling menguntungkan sehingga tiap pihak akan merasakan nilai yang positif dan berjangka panjang.

 7 Prinsip Manajemen Mutu di atas adalah panduan yang sangat bernilai untuk memberikan keyakinan bahwa perusahaan mampu memberikan mutu produk dan jasanya yang konsisten kepada para pelanggannya, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan pelanggan. Karena bersifat panduan, maka tiap perusahaan bisa dengan lebih fleksibel menerapkannya, disesuaikan dengan sumber daya dan kemampuan perusahaan tersebut.

Tidak perlu langsung semuanya sekaligus. Hal yang penting adalah mulai menerapkannya secara bertahap dan dengan cara itu maka perusahaan akan merasakan manfaatnya.