Ingin Bekerja dengan Lebih Efisien?

Mungkin kita pernah mengalami sendiri, apakah itu ketika kita masih menjadi karyawan ataupun sudah menjalankan bisnis sendiri, bahwa kita terkadang seperti bermain-main dengan waktu. Misalnya saja, ketika kita diharuskan untuk menyelesaikan suatu tugas dari atasan, kita bernegosiasi berapa lama waktu yang paling sesuai untuk bisa menyelesaikannya. Biasanya kan kita suka menambah-nambahkan waktu yang sudah ditetapkan. Diminta selesai dalam seminggu, kita negosiasikan menjadi sepuluh hari, padahal sanggup menyelesaikannya dalam seminggu. Pekerjaan yang sebetulnya kita bisa selesaikan dalam satu jam, kita berargumen baru bisa selesai dalam dua jam. Bukannya tidak percaya dengan kemampuan kita, namun biasanya kita ingin memastikan ada waktu ekstra apabila ada hal-hal tak terduga.

Begitu pula ketika sudah menjalankan bisnis sendiri. Apakah itu kita sedang menyusun perencanaan bisnis, program marketing, merekrut karyawan, melatih karyawan, dll, kita biasanya menetapkan waktu dengan memberi waktu ekstra, yah, sekedar untuk berjaga-jaga bila ada apa-apa, dll.

Dan tahukah Anda apa yang lalu terjadi? Pekerjaan tersebut selesai dalam waktu yang memang sesuai dengan yang kita pikirkan, berikut tambahan-tambahan kerumitannya sehingga selesai pas dengan waktu yang kita negosiasikan.

Walaupun sebetulnya bisa selesai dalam satu jam, pekerjaan tersebut selesai dalam dua jam karena kita mengatakannya begitu. Walaupun bisa selesai dalam seminggu, ternyata selesainya sepuluh hari karena kita perkirakan seperti itu.

Apa yang terjadi?

Beberapa hari yang lalu ketika saya browsing di internet, saya menemukan istilah Parkinson’s Law/Hukum Parkinson (jangan salah artikan dengan penyakit Parkinson ya). Hukum ini dicetuskan pertama kali oleh Cyril Northcote Parkinson, seorang pengarang dan ahli sejarah Inggris yang terkenal di tahun 1955. Hukum Parkinson mengatakan bahwa, “sebuah pekerjaan akan mengembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk menyelesaikannya.” Kalau di Indonesia, mungkin ada juga istilahnya yang terkenal jadi sindiran bagi para birokrat dan pemerintahan, yaiu: “Bila bisa dipersulit, kenapa dipermudah?”.

Apa maksud dari hukum ini?

Ketika kita memberikan waktu dua jam untuk menyelesaikan pekerjaan satu jam, maka secara psikologis pekerjaan tersebut akan mengembang kesulitan/kompleksitasnya sehingga baru bisa diselesaikan dalam dua jam, tepat seperti yang kita perkirakan. Mungkin waktu dua jam itu tidak seluruhnya murni terisi dengan pekerjaan tersebut, bahkan hanya terisi dengan tekanan-tekanan atau stresnya saja. Atau bahkan terisi dengan berbagai interupsi yang tidak penting saja. Sebetulnya yang terjadi adalah, karena kita yang menambah-nambahkan waktunya, maka alam semesta pun akan mengisi tambahan waktu tersebut dengan hal-hal rumit atau tidak penting sehingga waktu yang disediakan terisi semua.

Mungkin kita juga pernah mengalami ketika kita mengerjakan suatu tugas sesuai dengan waktu yang memang sudah seharusnya selesai, maka pekerjaan itu pun selesai juga tanpa ada berbagai selingan, interupsi, kerumitan ekstra, dll. Kita merasa puas telah menyelesaikan pekerjaan itu dengan seifisien mungkin. Dan kita pun melanjutkan dengan pekerjaan berikutnya, tanpa ada interupsi di antaranya. Dan akhirnya kita pun menyelesaikan hari itu dengan sangat produktif. Tanpa sadar kita sebetulnya telah memanfaatkan Hukum Parkinson ini, untuk keuntungan kita sendiri.

Sangat menarik bila kita mengintegrasikan Hukum Parkinson ini dengan konsep manajemen waktu yang biasanya kita sering baca atau dengar, yang tentang Urgent dan Important itu lho. Saya yakin kita pernah mempelajarinya, hanya terkadang khilaf untuk kurang mengaplikasikannya. Cara sederhananya begini:

Bila kita sudah mengaplikasikan manajemen waktu, biasanya kita punya yang namanya agenda aktivitas per hari. Mungkin kita tulis di calendar smartphone kita, atau di buku tulis, di aplikasi Excel, dll. Sekarang silahkan buat daftar aktivitas-aktivitas yang important terlebih dahulu, yaitu yang kritikal untuk kesuksesan pekerjaan atau bisnis kita, atau yang sangat menginspirasi kita. Tetapkan waktu penyelesaian untuk tiap aktivitas tersebut, dan perhatikan pikiran kita sendiri saat kita sedang memikirkan berapa lama waktu yang paling sesuai untuk menyelesaikannya. Apakah kita fokus pada aktivitas utama atau kita tergoda untuk memikirkan waktu ekstra untuk hal-hal yang tidak terduga, buffer waktu, atau lainnya. Kali ini, segera abaikan berbagai pemikiran untuk menambahkan waktu ekstra, dan pastikan kita menetapkan rentang waktu yang sangat tepat untuk menyelesaikannya. Trik dari saya, berapa pun lama waktu yang kita tetapkan, silahkan tulis separuhnya. Misalkan ketika kita berencana untuk membuat sebuah proposal penjualan dalam waktu dua jam, silahkan paksakan diri untuk mentargetkan dalam satu jam dan tuliskan dalam agenda kita.

Untuk kegiatan dalam proses operasional atau produksi, ada istilah lean management. Konsep dasarnya adalah dengan menganalisa apakah berbagai aktivitas di dalamnya merupakan yang added value (member nilai tambah) atau tidak. Apakah ada aktivitas yang bisa dihilangkan, diparalelkan, dll. Semua ini juga sebetulnya memanfaatkan Hukum Parkinson.

Hukum Parkinson ini bukanlah mengada-ada atau permainan pikiran, namun memang begitulah adanya yang terjadi berdasarkan observasi ilmiah dari Cyril Northcote Parkinson. Maka, saya yakin ada gunanya untuk menggunakan hukum ini demi keefefisiensian kerja kita. Selamat mengaplikasikan.